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「英文 Email 開頭要怎麼寫，Dear 之後接什麼？」
「語氣夠不夠正式？會不會顯得失禮？」
「每次寄出去前都要反覆確認，乾脆請同事幫我看…」
許多上班族在寫【 職場英文 Email 】時都有這樣的焦慮——不是英文不好，是沒有固定框架可以依靠。這篇文章整理出 3 個讓你的信立刻看起來更專業的技巧，今天就能套用。
📌 觀念釐清：寫英文 Email 最常見的 3 個壞習慣
❌ 省掉開頭禮節句——直接切入主題讓收件人感覺突兀，在跨國往來中容易被視為失禮。
❌ 語氣過度模糊——「I was wondering if...」「Maybe we could...」讓對方搞不清楚你真正想要什麼。
❌ 結尾沒有明確 next step——只寫「Please let me know」卻沒說讓對方做什麼，往往石沉大海。
Photo by Mikhail Nilov on Pexels
💡 實用建議：讓【 英文寫作 】更專業的 3 個技巧
技巧 1：開頭禮節句，依場合套用
正式場合：I hope this email finds you well.
一般往來：Hope you're having a great week!
主動聯繫：I'm reaching out regarding [主題].
一句開場就能讓信件有個好的開始，對方更願意繼續讀。
技巧 2：語氣層級控制【 商業英文 】語感
正式請求：Would you be able to...（最有禮貌）
標準往來：Could you please...（日常工作用）
熟識同事：Can you...（輕鬆直接）
搞清楚你和收件人的關係，對應正確語氣層級，信就不容易出錯。
技巧 3：結尾給一個明確的 action
爛結尾：Please let me know.（太模糊）
好結尾：Please reply by Friday, June 7.（有截止日）
更好的：Could you confirm receipt by EOD today?（具體動作 + 時間）
結尾越具體，對方越知道該怎麼回應。
🎯 真實改造：一封信，兩種結果（化名示意）
Kevin 是外貿業務，初版的【 Email 英文 】信件開頭直接寫「Please check the attached file.」——沒有稱呼語、沒有禮節句，外國客戶覺得突兀，回覆率一直偏低。
調整後改成：
「Hi Sarah, Hope you're doing well. Please find the updated proposal attached. Could you share your feedback by Thursday?」
同樣的請求，加上開場問候和明確截止時間，客戶的回覆率就明顯提升了。
Photo by Kampus Production on Pexels
常用句型速查
✅ 開頭：I'm writing to follow up on... / I'm reaching out regarding...
✅ 請求：I'd appreciate it if you could... / Would you be able to...
✅ 結尾：Looking forward to hearing from you. / Please let me know if you need any further information.
💬 學員回饋（示意）
「學了這套框架後，現在寫英文信不再靠感覺，外國主管說我的信很清楚易懂。」— Cathy，外貿業務
「之前害怕寫太正式顯得生硬、寫太輕鬆又怕失禮，搞清楚語氣層級後，這個困擾消失了。」— Daniel，產品工程師
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- 一對一外師：針對你的職場情境量身練習，不是死背範例句。
- 客製化規劃：Email 寫作、簡報、會議英文，顧問依你的需求排進度。
- 線上彈性排課：配合下班時間，不影響正職也能穩定進修。
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👉 為自己勇敢跨出這一步。從下一封英文信開始，展現你的專業。💪
FAQ
Q1：英文 Email 開頭禮節句怎麼寫？
正式場合用「I hope this email finds you well.」，一般往來用「I'm writing to follow up on...」或「I'm reaching out regarding...」，就能讓開頭顯得有禮又專業。
Q2：英文 Email 語氣怎麼才算正式？
避免縮寫（I'm → I am）、使用 would / could / please 等助動詞、不用感嘆號。語氣正式不代表冰冷，關鍵是清楚表達需求並保持禮貌。
Q3：英文 Email 結尾怎麼寫最好？
結尾加上明確 next step：說清楚你希望對方做什麼、什麼時候之前回覆，比單純寫「Please let me know」更能推動對話往下走。
Q4：英文 Email 寫太長好嗎？
商業英文信以簡潔為主，理想是 5-7 句以內。開場一句、主旨一句、說明或請求 2-3 句、結尾一句，邏輯清楚比長篇大論更能得到好的回覆。
「英文 Email 開頭要怎麼寫，Dear 之後接什麼？」
「語氣夠不夠正式？會不會顯得失禮？」
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📌 觀念釐清：寫英文 Email 最常見的 3 個壞習慣
❌ 省掉開頭禮節句——直接切入主題讓收件人感覺突兀，在跨國往來中容易被視為失禮。
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技巧 1：開頭禮節句，依場合套用
正式場合：I hope this email finds you well.
一般往來：Hope you're having a great week!
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一句開場就能讓信件有個好的開始，對方更願意繼續讀。
技巧 2：語氣層級控制【 商業英文 】語感
正式請求：Would you be able to...（最有禮貌）
標準往來：Could you please...（日常工作用）
熟識同事：Can you...（輕鬆直接）
搞清楚你和收件人的關係，對應正確語氣層級，信就不容易出錯。
技巧 3：結尾給一個明確的 action
爛結尾：Please let me know.（太模糊）
好結尾：Please reply by Friday, June 7.（有截止日）
更好的：Could you confirm receipt by EOD today?（具體動作 + 時間）
結尾越具體，對方越知道該怎麼回應。
🎯 真實改造：一封信，兩種結果（化名示意）
Kevin 是外貿業務，初版的【 Email 英文 】信件開頭直接寫「Please check the attached file.」——沒有稱呼語、沒有禮節句，外國客戶覺得突兀，回覆率一直偏低。
調整後改成：
「Hi Sarah, Hope you're doing well. Please find the updated proposal attached. Could you share your feedback by Thursday?」
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✅ 開頭：I'm writing to follow up on... / I'm reaching out regarding...
✅ 請求：I'd appreciate it if you could... / Would you be able to...
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FAQ
Q1：英文 Email 開頭禮節句怎麼寫？
正式場合用「I hope this email finds you well.」，一般往來用「I'm writing to follow up on...」或「I'm reaching out regarding...」，就能讓開頭顯得有禮又專業。
Q2：英文 Email 語氣怎麼才算正式？
避免縮寫（I'm → I am）、使用 would / could / please 等助動詞、不用感嘆號。語氣正式不代表冰冷，關鍵是清楚表達需求並保持禮貌。
Q3：英文 Email 結尾怎麼寫最好？
結尾加上明確 next step：說清楚你希望對方做什麼、什麼時候之前回覆，比單純寫「Please let me know」更能推動對話往下走。
Q4：英文 Email 寫太長好嗎？
商業英文信以簡潔為主，理想是 5-7 句以內。開場一句、主旨一句、說明或請求 2-3 句、結尾一句，邏輯清楚比長篇大論更能得到好的回覆。
